Tag

, , ,

Landasan, Filosofi  Manajemen Mutu Terpadu

Oleh :

1.      Hitta Alfi Muhimmah

2.      Wahyu Ramadoni

3.      Dimas Rangga

Manajemen mutu merupakan sebuah filsafat dan budaya organisasi yang menekankan kepada upaya menciptakan mutu yang konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi. Manajemen mutu membutuhkan pemahaman mengenai sifat mutu dan sifat sistem mutu serta komitmen manajemen untuk bekerja dalm berbagai cara. Manajemen mutu sangat memerlukan figure pemimpin yang mampu memotivasi agar seluruh anggota dalam organisai dapat memberikan konstribusi semaksimal mungkin kepada organisasi. Hal tersebut dapat dibangkitkan melalui pemahaman dan penjiwaan secara sadar bahwa mutu suatu produk atau jasa tidak hanya menjadi tanggung jawab pimpinan, tetapi menjadi tanggung jawab seluruh anggota dalam organisasi.

Dugaan dan penafsiran yang sering timbul bahwa “mutu” diartikan sebagai sesuatu yang :
– Unggul dan bermutu tinggi

– Mahal harganya

– Kelas, tingkat atau bernilai tinggi

Dugaan dan penafsiran tersebut di atas kurang tepat untuk dijadikan dasar dalam menganalisa dan menilai mutu suatu produk atau pelayanan. Tidak jauh berbeda dengan kebiasan mendefinisikan “mutu” dengan cara membandingkan satu produk dengan produklainnya. Misalnya jam tangan Seiko lebih baik dari jam tangan Alba.
Kedua pengertian mutu tersebut pada dasarnya mengartikan tingkat keseragaman yang dapat diramalkan dan diandalkan, disesuaikan dengan kebutuhan serta dapat diterima oleh pelanggan (custumer).
Secara singkat mutu dapat diartikan: kesesuaian penggunaan atau kesesuaian tujuan atau kepuasan pelanggan atau pemenuhan terhadap persyaratan. Mutu Harus Berfokus pada Kebutuhan Pelanggan.

Prinsip mutu, yaitu memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Dalam manajemen mutu, pelanggan dibedakan menjadi dua, yaitu:

– Pelanggan internal (di dalam organisasi)

– Pelanggan eksternal (di luar organisasi)

Pada pengertian manajemen tradisional, yang dimaksud pelanggan adalah pelanggan eksternal (di luar organisasi). Mengapa pelanggan internal menjadi perhatian manajemen mutu? Jawabnya, adalah apabila pribadi yang ada di dalam organisasi tersebut dilayani dengan baik, otomatis mereka akan melayani pelanggan eksternal secara baik pula.
Organisasi dikatakan bermutu apabila kebutuhan pelanggan bisa dipenuhi dengan baik. Dalam arti bahwa pelanggan internal, missal guru, selalu mendapat pelayanan yang memuaskan dari petugas TU, Kepala Sekolah selalu puas terhadap hasil kerja guru dan guru selalu menanggapi keinginan siswa. (Sulipan :2009)

 

Menurut Juran (1993) mutu ialah kecocokan penggunaan produk dan kepuasan pelanggan.

Menurut Crosby (1979 :58) mutu ialah sesuai dengan yang disyaratkan auat distandarkan.

Menurut Deming (1982 :176) mutu ialah kesesuaian dengan kebutuhan pasar atau konsumen, perusahaan yang bnermutu ialah perusahaan yang menguasai pangsa pasar karena hasil produksinya sesuai dengan kebutuhan konsumen.

Menurut Feign baum (1986:7) mutu adalah kepuasan pelanggan sepenuhnya.

Sedangkan menurut Garvi dan Davis (1994) mutu ialah suati kondidim dinamik yang berhubungan dengan produk,tenaga kerja,proses, dan tugas serta lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan. (Abdul Hadis : 2010)

Manajemen mutu adalah aspek dari seluruh fungsi manajemen yang menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu. Pencapaian mutu yang diinginkan memerlukan kesepakatan dan partisipasi seluruh anggota organisasi, sedangkan tanggung jawab manajemen mutu ada pada pimpinan puncak. Untuk melaksanakan manajemen mutu dengan baik dan menuju keberhasilan, diperlukan prinsip-prinsip dasar yang kuat. Prinsip dasar manajemen mutu terdiri dari 8 butir, sebagai berikut:
1. Setiap orang memiliki pelanggan

2. Setiap orang bekerja dalam sebuah system

3. Semua sistem menunjukkan variasi

4. Mutu bukan pengeluaran biaya tetapi investasi

5. Peningkatan mutu harus dilakukan sesuai perencanaan

6. Peningkatan mutu harus menjadi pandangan hidup

7. Manajemen berdasarkan fakta dan data

8. Fokus pengendalian (control) pada proses, bukan hanya pada hasil out put. (Sulipan,2009)

Sistem Manajemen Mutu merupakan sebuah sistem yang berevolusi dari sistem pemeriksaan mutu, kendali mutu, kemudian berkembang menjadi sistem penjaminan mutu sampai kemudian menjadi sistem manajemen mutu terpadu. Perkembangan tersebut, sebagaimana terlihat pada gambar 1

Gambar 1: Perkembangan Sistem Manajemen Mutu

Pemeriksaan mutu (quality inspection) dan pengendalian mutu (quality control) merupakan sebuah upaya untuk menghasilkan mutu yang bekerja hanya pada pengendalian produk saja. Setelah sebuah proses dilakukan kemudian akan menghasilkan sebuah produk. Dari produk tersebut kemudian dilakukan pemeriksaan. Pemeriksaan dapat meliputi dua hal yaitu; 1) pemeriksaan terhadap kesesuaian produk dengan baku mutu produk, atau 2) pemeriksaan kesesuaian produk dengan persyaratan pelanggan. Dari pemeriksaan tersebut kemudian diketahui apakah suatu produk sudah dapat dipasarkan atau diserahkan kepada pelanggan, ataukan harus diproses ulang karena tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Jika terjadi banyak sekali atau keseluruhan produk yang dihasilkan memenuhi baku mutu atau memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan pelanggan, maka produk bisa langsung dipasarkan, tetapi jika banyak sekali atau keseluruhan produk tidak sesuai dengan baku mutu atau persyaratan pelanggan maka produk tersebut harus diproses ulang. Hal tersebut berarti akan menambah biaya produksi dan biaya-biaya lain sehingga kemungkinan besar lembaga/organisasi akan merugi atau produk yang dihasilkan dengan biaya mahal sehingga tidak lagi kompetitif.

Untuk menghindari produk yang tidak sesuai dan kemudian dilakukan pemrosesan ulang tersebut itulah kemudian melahirkan proses penjaminan mutu (quality assurance). Berbeda dengan proses pemeriksaan mutu dan pengendalian mutu yang melakukan pengecekkan pada saat produk jadi. Pada proses penjaminan mutu, pelaksanaan pengecekkan dilakukan pada saat proses pembuatan sebuah produk. Kondisi ini mendasarkan pada asumsi bahwa produk yang baik selalu dihasilkan dari proses yang baik, sehingga memastikan bahwa proses berjalan dengan baik harus dilakukan sehingga tidak akan terjadi kesalahan produk yang akan menyebabkan dilakukannya perbaikan atau pemrosesan ulang sebuah produk yang sudah jadi.

Dengan memastikan bahwa sebuah proses sudah berjalan dengan baik, maka akan diketahui sedini mungkin apakah sebuah produk sudah tidak sesuai dengan baku mutu atau persyaratan pelanggan. Sehingga tidak akan terjadi lagi sebuah produk yang sudah jadi diproduksi ulang atau diperbaiki, yang akan berdampak pada penambahan biaya produksi.

Selain itu, proses kendali mutu hanya dapat dilakukan terhadap lembaga-lembaga yang menghasilkan sebuah produk (manufatur), tidak dapat dilakukan terhadap jasa, namun pada proses penjaminan mutu dapat dilakukan baik terhadap industri manufaktur maupun industri jasa, termasuk berbagai industri jasa non profit, seperti pelayanan institusi pemerintah, pelayanan rumah sakit, ataupun lembaga pendidikan. Namun demikian menjamin bahwa jika proses berjalan dengan baik, maka akan menghasilkan produk/ layanan yang baik belumlah cukup, karena sebuah produk/ layanan yang baik juga tergantung pada input yang baik. Input tersebut itulah yang kemudian menjadi sebuah persyaratan apakah sebuah proses yang baik dapat dilakukan untuk dapat menghasilkan suatu produk/ layanan yang juga baik. Mendasarkan pada asumsi inilah kemudian lahirlah sistem manajemen mutu (quality management).

Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 merupakan sistem yang menjadi bagian dari Manajemen Mutu Terpadu (total quality management). Untuk dapat mengimplementasikan SMM maka dibutuhkan berbagai landasan. Jika landasan tersebut semakin kuat maka kekokohan dari SMM yang dibangun oleh sebuah organisasi juga semakin kokoh. Landasan-landasan tersebut meliputi; 1) kepedulian, 2) nilai, 3) integritas, 4) pelatihan, dan 5) pengendalian. (Forum LPMP, 2010)

Istilah utama yang terkait dengan kajian Total Quality Management (TQM) ialah continous improvement (perbaikan terus-menerus) dan Quality improvement ( Perbaikan Mutu ). Sebagai upaya untuk mengelola perubahan dalam organisasi, ada beberapa slogan yang diungkapkan, yaitu “manajemen mutu terpadu”, “kepuasan pelanggan terpadu,” “kegagalan nol,””proses pengendalian statistik,””diagram Ishikawa,” dan “tim perbaikan mutu”. Semua slogan di atas menghadirkan filsafat mutu, program, dan teknik berbeda yang digunakan oleh berbagai organisasi bisnis, industri dan jasa dalam upaya pengembangan mutu. Oleh karena itu, manajemen mutu terpadu merupakan salah satu strategi manajemen untuk menjawab tantangan external suatu organisasi guna memenuhi kepuasan pelanggan.
Para Ahli manajemen telah banyak mengemukakan pengertian TQM. Di sini dikemukakan beberapa saja sebagai kerangka kajian selanjutnya. Menurut Edward Sallis (1993:13) bahwa “Total Quality Management is a philosophy and a methodology which assist institutions to manage change and set their own agendas for dealing with the plethora of new external pressures.” Pendapat di atas menekankan pengertian bahwa manajemen mutu terpadu merupakan suatu filsafat dan metodologi yang membantu berbagai institusi, terutama industri dalam mengelola perubahan dan menyusun agenda masing-masing untuk menanggapi tekanan-tekanan faktor eksternal.
Patricia Kovel-Jarboe (1993) mengutip Caffee dan Sherr menyatakan bahwa manajemen mutu terpadu adalah suatu filosofi komprehensif tentang kehidupan dan kehidupan dan kegiatan organisasi yang menekankan perbaikan berkelanjutan sebagai tujuan fundamental untuk meningkatkan mutu, produktivitas, dan mengurangi pembiayaan. Adapun istilah yang bersamaan maknanya dengan TQM adalah continous quality improvement (CQI) atau perbaikan mutu berkelanjutan. (Syafaruddin:2002 dan Edward Sallis :1993)

 

DAFTAR PUSTAKA