Tag

, ,

Prinsip-Prinsip TQM Dan Penerapannya

Oleh :

Izzaty Khoiriyah

Dita Fitria

Irma Kartika Sari

  1. A.      PRINSIP-PRINSIP TQM

Sebelum belajar dan mengetahui tentang apa saja contoh dari penerapan prinsip TQM maka mari kita bahas terlebih dahulu mengenai prinsip dasar dari TQM ini sendiri.Kita ketahui bahwa TQM merupakan suatu konsep yang berupaya melaksanakan sistem manajemen kualitas. Dan menurut Hensler dan Brunell ada lima prinsip dalam TQM . dan keempat prinsip tersebut adalah :

  1. Kepuasan pelanggan

Dalam TQM konsep mengenai kualitas dan pelanggan diperluas. Kualitas tidak hanya bermakna kesesuaian dengan spesifikasi – spesifikasi tertentu, tetapi kualitas tersebut di tentukan oleh pelanggan. Pelanggan itu sendiri meliputi pelanggan internal dan pelanggan eksternal. Kebutuhan pelanggan di usahakan untuk dipuaskan dalam segala aspek, termasuk didalamnya harga, keamanan, dan ketepatan waktu. Oleh karena itu segala aktivitas perusahaan harus dikoordinasikan untuk memuaskan para pelanggan. Kualitas yang dihasilkan suatu perusahaan sama dengan nilai yang di berikan dalam rangka meningkatkan kualitas hidup para pelanggan. Semakin tinggi nilai yang di berikan, maka semakin besar pula kepuasan pelanggan. Maksud dari kepuasan pelanggan itu sendiri adalah organisasi tergantung pada pelanggannya karena harus memahami berbagai kebutuhan pelanggan pada saat ini dan di masa yang akan datang, kenali persyaratan ataun tuntutan pelanggan dan berusaha untuk memenuhinya atau bahkan melebihi apa yang di harapkan pelanggan. Adapun beberapa penerapan khusus bagi orientasi pelanggan, yakni :

  1. Teliti, pahami kebutuhan dan harapan pelanggan
  2. Pastika bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan
  3. Komunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh organisasi
  4. Ukur kepuasan pelanggan lalu ambil tindakan dari hasil pengukuran
  5. Buatlah keseimbangan pendekatan antara kepuasan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya, seperti : pemilik modal, karyawan, pemasok, masyarakat dan pemerintah.
  1. Kepemimpinan

Seorang pemimpin mampu menentukan kesatuan arah dan tujuan organisasi. Pemimpin harus menciptakan dan menjaga atau memlihara lingkungan eksternal dimana orang-orang dapat terlibat secra penuh dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi. Ada beberapa penerapan khusus bagi kepemimpinan, yakni :

  1. Pertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk pelanggan
  2. Tetapkan dan jelaskan visi organisasi kedepan agar setiap orang mengerti tujuan
  3. Tetntukan sasaran dan target yang menantang dan sosialisasikan
  4. Ciptakan dan sokong nilai-nilai kebersamaan, kejujuran dan model tugas yang etis pada semua level organisasi
  5. Lengkapi semua orang dengan sumberdaya yang diperlukan (misalnya ; pelatihan sesuai keperluan bidang tugas), dan beri kebebasan bertindak dengan penuh tanggung jawab
  6. Beri semangat kebesaran hati dan pengakuan terhadap kontribusi setiap orang.
  1. Perbaikan berkesinambungan.

Agar dapat sukses, setiap perusahaan perlu melakukan proses sistematis dalam melaksanankan perbaikan secara berkesinambungan. Konsep yang berlaku disini adalah siklus PDCAA (plan, do, check, act, analyze), yang terdiri dari langkah –  langkah perencanaan, dan melakukan tindakan korektif terhadap hasil yang diperoleh. Perbaikan seharusnya menjadi tujuan permanen organisasi. Ada beberapa penerapan khusus untuk perbaikan secara berkelanjutan, antara lain :

a)      Laksanakan secara konsisten pendekatan organisasi untuk kontinuitas (kelangsungan) perbaikan performasi

b)      Sediakan dan kirim SDM untuk pelatihan terhadap metode dan alat perbaikan berkesinambungan

c)      Laksanakan perbaikan yang kontinu pada produk, proses dan sasaran sistem

d)     Tetapkan tujuan dan sasaran sebagai pedoman, ukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan

e)      Beri penghargaan dan pengakuan terhadap perbaikan.

  1. Respek terhadap setiap orang

Dalam perusahaan yang kualitasnya tergolong kelas dunia, setiap karyawan dipandang sebagai individu yang memiliki talenta dan kretivitas yang khas. Dengan demikian, karyawan merupakan sumber daya organisasi yang paling bernilai. Oleh karena itu, setiap orang dalam organiusasi diperlakukan dengan baik dan di beri  kesempatan untuk terlibat dan berpartisipasi dalam tim pengambil keputusan.

Semua orang pada semua tingkatan merupakan esensi organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh memungkinkan digunakannya kemampuan mereka untuk keuntungan organisasi. Ada beberapa penerapan khusus untuk respek terhadap setiap orang, antara lain :

a)      Upayakan setiap orang memahami pentingnya kontribusi dan peran mereka dalam organisasi

b)      Upayakan setiap orang mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung-jawab mereka dalam organisasi

c)      Upayakan setiap orang mengetahui permasalahan kerja  mereka dan termotifasi untuk menyelesaikannya

d)     Ajak setiap orang aktif melihat peluang untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka

e)      Fasilitasi agar setiap orang bebas berbagi pengetahuan atau pengalaman dan berinovasi

f)       Budayakan agar setiap orang secara terbuka mendiskusikan permasalahan.

  1. Manajemen berdasarkan fakta

Perusahaan kelas dunia berorientasi pada fakta. Maksutnya, bahwa setiap kaputusan slalu didasarkan pada data, bukan sekedar pada perasaan (feeling). Ada dua konsep pokok yang berkaitan dengan hal ini. Pertama, prioritas (prioritization), yakni suatu konsep bahwa perbaikan tidak dapat dilakukan pada semua aspek pada saat yang bersamaan, mengingat keterbatasan sumber daya yang ada. Oleh karena itu dengan menggunakan data, maka manajemen dan tim dalam organisasi dalam memfokuskan usahanya pada situasi tertentu yang vital. Konsep kedua, variasi atau variabilitas kinerja manusia. Data statistik dapat memberikan gambaran mengenai variabiliatas yang merupakan bagian yang wajar dari setiap sistem organisasi. Dengan demikian, manajemen dapat memprediksikan hasil dari setiap keputusan dan tindakan yang dilakukan. Dapat di simpulkan bahwa keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. Ada beberpa penerapan khusus bagi manajemen berdasarkan fakta, antara lain :

  1. Pastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan dapat dipercaya
  2. Sediakan data yang diakses oleh yang membutuhkan
  3. Analisa data dan informasi dengan menggunakan metode yang valid
  4. Buat keputusan dan ambil tindakan berdasarkan analisis faktual, seimbang dengan pengalaman intuisi.

 

  1. B.       PENERAPAN PRINSIP-PRINSIP TQM

Penerapan prinsip – prinsip TQM dalam dunia pendidikan adalah sebagai berikut :

1)      Fokus pada Pengguna Jasa Pendidikan (Pelanggan)

Kepuasan pengguna jasa pendidikan merupakan faktor yang sangat penting dalam TQM. Identifikasi pelanggan ditinjau dari tiga perspektif, yaitu pelanggan internal akademik dan administratif, siswa, serta staf pengajar (guru), guru pembimbing, dan karyawan bagian administrasi, pelanggan eksternal langsung yaitu pegawai administrasi dan siswa, serta lembaga pendidikan lain sebagai pesaing. Pelanggan eksternal tidak langsung meliputi masyarakat umum, alumni, dan penyandang dana.

2)      Kepemimpinan

Kesadaran akan kualitas dalam lembaga pendidikan tergantung kepada faktor intangibles, terutama sikap manajemen tingkat atas (pimpinan lembaga pendidikan dasar menengah, kepala sekolah, dan pemimpin perguruan tinggi/rektorat) terhadap kualitas jasa pendidikan. Dalam konteks TQM, pemimpin perlu memiliki karakteristik pribadi yang mencakup dorongan, motivasi untuk memimpin, kejujuran dan integritas, kepercayaan diri, inisiatif, kreatifitas/originalitas, adapttabilitas/fleksibilitas, kemampuan kognitif, serta pengetahuan dan kharisma.

3)      Perbaikan yang Berkesinambungan

Perbaikan yang berkesenimbangunan berkaitan dengan komitmen (continuous quality improvement atau CQI) dan proses (continuous process improvement). Komitmen terhadap kualitas dimulai dengan pernyatann dedikasi pada misi dan visi bersama, serta pemberdayaan semua partisipan untuk secara inkremental mewujudkan visi tersebut (Lewis dan Simth, 1994). Perbaikan yang berkesinambungan tergantung kepada dua unsur. Pertama, mempelajari proses, alat, dan ketrampilan yang tepat. Kedua, menerapkan ketrampilan baru pada small achieveable projects. Upaya perbaikan kualitas secara berkesinambungan dalam lembaga pendidikan harus menggunakan pendekatan sistem terbuka atas fungsi inti lembaga pendidikan, student learning. Ada tiga pendekatan yang digunakan untuk menjamin kualitas lembaga pendidikan, yaitu (1) Pendekatan akreditas, (2) Pendekatan outcome assessment, dan (3) Pendekatan sistem terbuka (Lewish & Smith, 1994).[19].Perbaikan berkelanjutan merupakan hal penting untuk setiap organisasi mutu. Perbaikan tersebut hanya dapat dicapai bila setiap orang disekolah atau wilayah bekerja bersama-sama dan :

  • Menerapkan roda mutu pada setiap aspek kerja.
  • Memahami manfaat jangka panjang pendekatan biaya mutu.
  • Mendorong semua perbaikan baik besar maupun kecil.
  • Memfokuskan pada upaya mencegah dan bukan penyelesaian masalah.

4)      Manajemen SDM

Selain merupkan aset organisasi yang paling vital, sumber daya manusia merupakan pelanggan internal yang menetukan kualitas akhir sebuah jasa dan lembaganya. Oleh sebab itu, sukses tidaknya implementasi TQM sangat ditentukan oleh kesiapan, kesediaan, dan kompetensi sumber daya manusia dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan untuk merealisasikannya secara sungguh-sungguh.

5)      Manajemen Berdasarkan Fakta

Pengambilan keputusan harus didasarkan pada fakta yang nyata tentang kualitas yang didapatkan dari berbagai sumber di seluruh jajaran organisasi. Jadi, tidak semata-mata atas dasar intuisi, praduga, atau organizational politics. Berbagai alat telah dirancang dan dikembangkan untuk mendukung pengumpulan dan analisi data, serta pengambilan keputusan berdasarkan fakta.