Tag

, ,

Langkah paling utama dan pertama dalam penyusunan rancang bangun suatu program diklat adalah kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) atau Training Needs Assessment (TNA). Analisis kebutuhan Diklat memiliki kaitan erat dengan perencanaan Diklat. Perencanaan yang paling baik didahului dengan identifikasi kebutuhan. Kebutuhan pendidikan dan pelatihan dapat dilihat dengan membandingkan antara tingkat pengetahuan dan kemampuan yang diharapkan (sebagaimana terlihat pada misi, fungsi dan tugas) dengan pengetahuan dan kemampuan yang senyatanya dimiliki oleh pegawai.

Diklat dianggap sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja pegawai, proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi masalahnya banyak diklat yang diselenggarakan oleh suatu organisasi tidak atau kurang memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya yang diperlukan sesungguhnya adalah pelatihan B tetapi yang dilakukan A, akibatnya investasi yang ditanamkan melalui diklat kurang dapat dilihat hasilnya.

Kenyataan yang sering terjadi juga pada saat pembukaan diklat, peserta diklat tidak mencapai jumlah alokasi yang telah ditentukan bahkan sampai 3 hari setelah pembukaan masih kurang peserta diklat. Hal ini menandakan Diklat tersebut sudah mengalami kejenuhan atau materi diklat sudah tidak sesuai dengan kebutuhan peserta diklat. Di lain sisi, banyak alasan pegawai menolak mengikuti diklat, antara lain :

  1. Mendapat perintah menjalankan tugas lainnya.
  2. Tidak mau tinggal di mess dengan alasan keluarga.
  3. Setelah mengikuti diklat mendapat tugas yang tidak sesuai dengan hasil diklat.
  4. Kehilangan pekerjaan/penghasilan tambahan.

Dan sangat kontradiksi bila kita menanyakan kepada mereka yang menjadi peserta diklat tentang tujuannya mengikuti diklat, antara lain :

  1. Menambah wawasan.
  2. Menambah angka kredit untuk promosi kenaikan pangkat atau jabatan.
  3. Mengikuti perintah atasan.
  4. Istirahat dari pekerjaan rutin.

Timbulnya masalah ini tentu disebabkan banyak hal. Salah satunya terletak pada Analisis Kebutuhan Diklat (Training Needs Assessment/TNA)-nya yang tidak pernah dilakukan dengan benar. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perlu diadakan suatu analisis kebutuhan diklat khususnya di satuan kerja. Analisis Kebutuhan Diklat adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk menemukenali adanya  kesenjangan kompetensi (pengetahuan, sikap dan ketrampilan) yang dapat ditingkatkan melalui diklat.

Kegiatan AKD/TNA diharapkan akan menghasilkan jenis-jenis diklat yang dibutuhkan oleh organisasi, sehingga dapat mewujudkan diklat yang tepat sasaran, tepat isi kurikulum dan tepat strategi untuk mencapai tujuan. Melalui kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat, maka idealnya setiap program yang disusun dan dijabarkan dalam bentuk kegiatan merupakan perwujudan dari pemenuhan kebutuhan. Hasil yang diharapakan dari Analisis Kebutuhan Diklat akan memperjelas kaitan antara pelaksanaan pendidikan dan pelatihan dengan peningkatan kinerja lembaga yang merupakan akumulasi dari kinerja para pejabat di dalam suatu organisasi, disebutkan demikian karena setiap pejabat yang dilengkapi dengan jenis-jenis diklat yang dibutuhkan, selanjutnya akan dapat melaksanakan setiap rincian tugas dalam jabatannya.

 

Definisi Analisis Kebutuhan

Menurut Morrison (2001: 27), kebutuhan (need) adalah kesenjangan antara apa yang diharapkan dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah harapan ke depan atau cita-cita yang terkait dengan pemecahan terhadap suatu masalah. Sedangkan analisa kebutuhan adalah alat untuk mengidentifikasi masalah guna menentukan tindakan yang tepat. (Morrison, 2001: 27).

 

JENIS TINGKATAN KEBUTUHAN DIKLAT

Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan diklat. Diklat dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan sikap. Berdasarkan tingkat kebutuhannya, Kebutuhan Diklat dibedakan menjadi Kebutuhan Tingkat Organisasi, Tingkat Jabatan dan Tingkat Individu.

  1. Kebutuhan Diklat Tingkat Organisasi

Kebutuhan Diklat Tingkat Organisasi merupakan himpunan data umum dari bagian atau bidang yang mempunyai kebutuhan Pelatihan.

  1. Kebutuhan Diklat Tingkat Jabatan

Adanya kesenjangan KSA (knowledge, Skill, Attitude) yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan baik yang bersifat periodik/ insidentil. Kebutuhan Diklat tingkat jabatan dapat diketahui dengan mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas yang diuraikan menjadi kompetensi-kompetensi. Kemudian kompetensi-kompetensi itu dikelompokkan sedemikan rupa sehingga menghasilkan standar diklat untuk tiap-tiap jabatan.

  1. Kebutuhan Diklat Tingkat Individu

Berkaitan dengan siapa dan jenis diklat apa yang diperlukan. Kebutuhan Diklat tingkat individu dapat disusun dengan mempergunakan TNA Tool (Training Needs Assessment), yakni dengan membandingkan kesenjangan standar kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh seorang PNS yang bekerja dalam unit jabatan tersebut.

 

FUNGSI DAN MANFAAT ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

Hasil TNA adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan kinerja tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja. Adapun fungsi dari analisis kebutuhan diklat adalah :

  1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja;
  2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context;
  3. Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional;
  4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan;
  5. Memberi data untuk keperluan perencanaan

Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis kebutuhan diklat, yaitu manfaat langsung dan tidak langsung. Manfaat langsung adalah :

  1. Menghasilkan program diklat yang disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan dan individu.
  2. Sebagai dasar penyusunan program diklat yang tepat.
  3. Menambah motivasi peserta diklat dalam mengikuti diklat karena sesuai dengan minat dan kebutuhannya.

Sedangkan manfaat tidak langsung adalah :

  1. Menjaga produktivitas kerja
  2. Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru.
  3. Efisiensi biaya organisasi

 

TEKNIK ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

Merancang Analisis Kebutuhan Diklat dengan merumuskan masalah dan tujuannya melalui model-model analisis kebutuhan diklat. Model tersebut sebagai berikut :

  1. Model Internal. Kebutuhan diklat pada model ini dilihat dari dalam organisasi. Aktivitas dimulai dengan analisis kesenjangan antara tingkah laku dan keberhasilan pegawai dalam melaksanakan tugas, dibandingkan dengan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan.
  2. Model Eksternal. Kebutuhan diklat pada model ini dilihat dari luar organisasi. Aktivitas dimulai dengan melihat manfaat dari hasil didik bagi masyarakat atau organisasinya.
  3. Model Gabungan. Model ini mengacu pada model sistem organisasi bahwa sesuatu terjadi di dalam organisasi tidak dapat lepas dari apa yang terjadi di luar organisasi (lingkungan eksternal mempengaruhi lingkungan internal)

Dalam melakukan analisis kebutuhan diklat, ada tiga teknik pendekatan yang umum digunakan dalam menentukan kebutuhan diklat, yaitu :

  1. 1.      Pendekatan Analisis Kinerja

Langkah-langkah dalam prosedur analisis kinerja tersebut adalah sebagai berikut :

1)      mengidentifikasi standar kinerja

2)      mengidentifikasi kinerja

3)      mengidentifikasi dan merumuskan masalah

4)      mengidentifikasi bukti-bukti masalah

5)      mengidentifkasi penyebab masalah

6)      mengidentifikasi pemecahan masalah.

  1. 2.      Pendekatan Focus Group dan Nominatif Group

Focus Group Technique (FGT) adalah suatu teknik yang dapat digunakan untuk mencari dan menentukan fokus dari suatu kegiatan sesuai dengan kebutuhan kelompok. Teknik ini bersifat kualitatif yang dalam proses pelaksanaannya memerlukan bantuan seorang fasilitator. Dalam penerapan FGT kelompok bisa terdiri dari calon peserta diklat, widyaiswara, penyelenggara diklat dan unsur kepegawaian. Hal-hal yang perlu diperhatikan, adalah :

  1. Jumlah anggota sebaiknya antara 8 – 12 orang
  2. Tempat duduk disusun membentuk huruf “U”
  3. Satu orang fasilitator pada setiap kelompok dibantu oleh seorang pencatat
  4. Ide atau gagasan dikemukakan dengan menjawab empat pertanyaan yang telah disiapkan secara tertulis.
  5. Partisipasi aktif dari semua anggota kelompok sangat diperlukan. Peran fasilitator sangat penting untuk memotivasi anggota dalam menyampaikan ide atau gagasan.
  6. Tidak ada tanggapan, sanggahan atau diskusi terhadap ide atau pemikiran yang disampaikan anggota.
  7. Posisi semua anggota kelompok adalah sama, tidak memandang status atau jabatan.

Untuk menggali ide atau gagasan, empat pertanyaan yang diajukan adalah :

  1. Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang anda miliki pada saat menduduki jabatan sekarang?
  2. Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang pada kenyataannya anda perlukan dan telah anda pergunakan dalam menyelesaikan tugas pokok dan fungsi anda selama ini?
  3. Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang menurut anda sangat diperlukan untuk dapat menyelesaikan tugas pokok dan fungsi anda selama ini?
  4. Darimana dan bagaimanakah cara memperoleh pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi anda?

Setelah proses focus group selesai dilanjutkan dengan nominal group technique (NGT). Ada empat kegiatan pokok dalam NGT, yaitu :

  1. Para anggota kelompok menuliskan ide atau gagasan pada selembar kertas (Listing)
  2. Daftar ide atau gagasan dari para anggota kelompok tersebut dicatat pada kertas flipchart (Recording)
  3. Dilakukan klasifikasi, penyederhanaan dan kombinasi ide atau gagasan untuk menghindari duplikasi (Collating).
  4. Para anggota kelompok melakukan penilaian secara individual untuk menentukan prioritas (Prioritizing)
  5. 3.      Pendekatan D I F (Difficulties, Importance, Frequency).

DIF analisis adalah analisis kebutuhan diklat yang berdasarkan pada job analisis (Analisis Jabatan) yang diikuti dengan mencari tingkat kesulitan (difficulties/D), tingkat kepentingan (importance/I) dan tingkat keseringan (frequency/F). Berdasarkan tingkat-tingkat tersebut dicari analisis job manakah yang paling D, I, F. Dari hasil tersebut, maka patut dicurigai terdapat kesenjangan ketrampilan. Mengapa patut dicurigai?, karena harus dikenali kemungkinan adanya indikator pelatihannya dengan menggunakan pertanyaan mengapa. Disamping itu kita harus juga melaksanakan wawancara dengan atasan yang bersangkutan (responden) untuk mengetahui standar prestasi responden. Apakah yang bersangkutan sudah memenuhi standar yang ditentukan.

Jika terdapat prestasi yang di bawah standar, maka dilakukan analisis lebih lanjut dalam rangka penemuan kebutuhan diklat. Hal ini dimungkinkan, bahwa ada kemungkinan prestasi di bawah standar tersebut bukan disebabkan oleh kurangnya pengetahuan dan ketrampilan, namun karena indikator lain seperti sarana dan prasarana.

 

DAFTAR PUSTAKA

Dephutbun dan ITTO. Modul Pelatihan : Pelatihan Desain Pelatihan. Bogor: Departemen Kehutanan dan Perkebunan dan International Tropical Timber Organization, 2000.

Haryono, Anung. Analisis Kebutuhan Pelatihan/Pembelajaran. Jakarta: Prenada Media, 2004.

Hermasjah dan Azhari. “Identifikasi Kebutuhan Diklat”, Bahan Ajar Diklat Kewidyaiswaraan Tingkat Pertaman. Jakarta: LAN, 2002

LAN. Model-Model Diklat Analisis Kebutuhan Diklat. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pelatihan Teknik Menejemen, 1999.

Irianto Jusuf. Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Pelatihan (Dari Analisis Kebutuhan Sampai Evaluasi Program Pelatihan), Insani Cendekia, Jakarta, 2001.

Mangkuprawira, Sjafri.  Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, Ghalia Indonesia, Jakarta Selatan, 2004.